Subunternehmer-Rechnung prüfen: Vier Abgleiche

Kurzantwort

Halten Sie die Rechnung eines Subunternehmers vor der Zahlung gegen vier Dinge: Auftrag und Preis, Leistungsnachweis, Zuschläge und Wartezeit sowie Ihren Erlös je Tour. So sehen Sie, wo eine vergebene Tour unter Kosten läuft.

Vier Abgleiche gegen die Rechnung.

1. Auftrag und Preis

Woran Sie es erkennen: Die Rechnung nennt einen anderen Preis als den, den Sie vereinbart haben.
Was wir vergleichen: Rechnungsbetrag je Tour gegen die Preisabsprache oder den Auftrag.

2. Leistungsnachweis

Woran Sie es erkennen: Für eine abgerechnete Tour fehlt der Beleg, dass sie gefahren und abgeliefert wurde.
Was wir vergleichen: Tour gegen Ablieferbeleg oder Frachtbrief: Datum, Relation, Kennzeichen.

3. Zuschläge und Wartezeit

Woran Sie es erkennen: Auf der Rechnung stehen Zuschläge oder Wartezeiten, die Sie nicht kennen oder nicht weitergeben.
Was wir vergleichen: Zuschläge gegen die Vereinbarung, Wartezeit gegen Ihre eigenen Zeitstempel. Mehr: Wartezeit und Standgeld.

4. Erlös gegen Kosten

Woran Sie es erkennen: Der Erlös Ihrer Tour liegt unter dem, was der Subunternehmer berechnet.
Was wir vergleichen: Erlös je Tour gegen die Subunternehmer-Abrechnung, inklusive Zuschläge.

Ein Beispiel mit erfundenen Zahlen.

Das Beispiel ist erfunden und zeigt nur die Rechnung, keine Kundendaten und kein Ergebnis eines Betriebs.

Angenommen, eine vergebene Relation bringt 520 € Erlös und der Subunternehmer berechnet 540 €. Das sind 20 € Verlust je Tour. Bei 40 solchen Touren im Monat sind das 40 × 20 € = 800 €, die in der Gesamtrechnung untergehen.

Zum Mitnehmen: Fragen und Checkliste zum Selbstnachsehen

Kennen Sie je Subunternehmer den Deckungsbeitrag Ihrer vergebenen Touren?
Liegt zu jeder abgerechneten Tour ein Ablieferbeleg vor?
Wer prüft Zuschläge, bevor die Rechnung freigegeben wird?
Prüft jemand auf doppelte Rechnungen, bevor gebucht wird?

Checkliste zum Abhaken als PDF (193 KB, ohne Anmeldung): Checkliste: Frachtrechnungen prüfen.

Häufige Fragen

Was gehört zur Prüfung einer Subunternehmer-Rechnung?

Die Rechnung wird gegen Auftrag und vereinbarten Preis, gegen den Leistungsnachweis und gegen Ihren Erlös aus der Tour gelegt. Abweichungen werden mit Fundstelle markiert, die Freigabe bleibt bei Ihnen.

Welche Unterlagen brauche ich?

Meist reichen Exporte: Auftrag oder Tourenliste, die Abrechnung des Subunternehmers, Ihre Ausgangsrechnung für dieselbe Tour und die Preisabsprache. Excel oder CSV genügen.

Wie erkenne ich, ob eine Tour unter Kosten läuft?

Sie stellen den Erlös der Tour den Kosten des Subunternehmers gegenüber, inklusive Zuschlägen. Liegt der Erlös darunter, läuft die Tour mit Verlust.

Garantieren Sie eine Ersparnis?

Nein. Die Prüfung beruht auf den Daten, die Sie liefern, und zeigt, wo Potenzial liegt. Wie viel Sie später tatsächlich einholen, können wir nicht zusagen.

Quellen und Hinweise

Dieser Beitrag nennt keine Rechtsquellen. Das Beispiel ist erfunden und zeigt nur die Rechnung, keine Kundendaten und kein Ergebnis eines Betriebs.

Stand der Angaben: 22.10.2026.

Subunternehmer-Rechnung prüfen: Vier Abgleiche vor der Zahlung