Kurzantwort
Eine Frachtrechnungsprüfung legt Aufträge, Frachtrechnungen und Gutschriften gegen Ihre Preise und Vereinbarungen und listet Abweichungen mit Fundstelle auf. Fünf Stellen lohnen den Blick: Wartezeit, Maut, Subunternehmer-Touren, Leerfahrten sowie doppelte oder falsche Rechnungen.
Was eine Frachtrechnungsprüfung ist.
Aufträge, Rechnungen und Gutschriften werden gegen Ihre Preise und Vereinbarungen gelegt. Das Ergebnis ist eine Liste von Abweichungen, jede mit Fundstelle: Welche Tour, welcher Beleg, welche Zeile.
Wichtig ist der Blick auf die einzelne Tour. Eine Gesamtrechnung kann stimmen, während einzelne Touren, Kunden oder Subunternehmer Marge kosten.
Fünf Prüfpunkte, jeder mit Quelle.
1. Wartezeit nicht berechnet
- Woran Sie es erkennen
- Fahrzeuge stehen an Rampen länger als die vereinbarte Be- und Entladezeit, auf der Rechnung steht davon nichts.
- Was wir vergleichen
- Zeitstempel von Ankunft und Abfahrt gegen die vereinbarte Zeit und den abgerechneten Standgeldsatz.
2. Maut nicht weitergegeben
- Woran Sie es erkennen
- Die Mautkosten der Tour stehen in der Fahrzeugabrechnung, nicht aber in der Rechnung an den Kunden.
- Was wir vergleichen
- Mautbuchungen je Fahrzeug und Tour gegen die Ausgangsrechnung und die vereinbarte Weitergabe.
3. Subunternehmer-Tour unter Kosten
- Woran Sie es erkennen
- Der Erlös einer vergebenen Tour liegt unter dem, was der Subunternehmer berechnet.
- Was wir vergleichen
- Erlös je Tour gegen die Subunternehmer-Abrechnung, inklusive Zuschläge.
4. Leerfahrt ohne Rückladung
- Woran Sie es erkennen
- Touren werden bepreist, als wäre die Rückfahrt gefüllt, sie läuft aber leer.
- Was wir vergleichen
- Kilometer mit und ohne Ladung gegen die Kalkulation und den Deckungsbeitrag je Tour.
5. Rechnung doppelt oder falsch gestellt
- Woran Sie es erkennen
- Dieselbe Leistung taucht zweimal auf, oder Zuschläge weichen von der Vereinbarung ab.
- Was wir vergleichen
- Rechnungsnummern, Beträge und Leistungsdaten auf Dubletten, Preise und Zuschläge gegen den Vertrag.
Ein Rechenbeispiel, mit offenen Annahmen.
Das Beispiel ist erfunden und zeigt nur die Rechnung, keine Kundendaten und kein Ergebnis eines Betriebs.
Angenommen, bei 26 Touren im Monat wartet das Fahrzeug jeweils länger als vereinbart, und für diese Wartezeit stünden nach Vertrag 75 € je Tour zu, die nie in Rechnung gestellt werden. Dann sind das 26 × 75 € = 1.950 € im Monat, die nirgends auftauchen.
Auf der Logistikseite steht die vollständige Modellrechnung für einen Betrieb mit 25 Lkw und 3 Disponenten, alle fünf Posten mit offen gelegten Annahmen.
Zum Mitnehmen: Fragen und Checkliste zum Selbstnachsehen
- Wissen Sie je Tour, wie lange das Fahrzeug an Rampen stand, und wann das zuletzt abgerechnet wurde? Mehr dazu: Wartezeit und Standgeld abrechnen.
- Wird die Maut jeder Tour automatisch an den Kunden weitergegeben, oder von Hand?
- Kennen Sie den Deckungsbeitrag Ihrer vergebenen Touren je Subunternehmer? Mehr dazu: Subunternehmer-Rechnung prüfen.
- Wie hoch ist der Anteil Leerkilometer bei Ihren häufigsten Relationen?
- Prüft jemand Eingangs- und Ausgangsrechnungen auf Dubletten, bevor sie gebucht werden? Mehr dazu: Doppelte Frachtrechnungen erkennen.
Wenn Sie bei zwei oder mehr Fragen zögern, lohnt ein Blick auf die Daten.
Checkliste zum Abhaken als PDF (193 KB, ohne Anmeldung): Checkliste: Frachtrechnungen prüfen.
Häufige Fragen
Was ist eine Frachtenprüfung?
Frachtenprüfung, Frachtkostenprüfung und Frachtrechnungsprüfung meinen im Alltag meist dasselbe: Es wird geprüft, ob die berechnete Fracht zu Auftrag, Preisvereinbarung und tatsächlich gefahrener Tour passt. Genaue Begriffe können je Betrieb abweichen.
Wie prüfe ich eine Frachtrechnung selbst?
Legen Sie Rechnung und Auftrag nebeneinander und gehen Sie fünf Stellen durch: Wartezeit, Maut, Subunternehmer-Touren, Leerfahrten und doppelte Rechnungen. Die Checkliste zum Download auf dieser Seite hilft beim Abhaken. Bei vielen Touren im Monat wird das von Hand schnell aufwendig.
Was ist eine Frachtrechnungsprüfung?
Aufträge, Frachtrechnungen und Gutschriften werden gegen Ihre Preise und Vereinbarungen gelegt. Abweichungen wie doppelte Rechnungen, falsche Zuschläge, nicht weitergegebene Maut oder nicht abgerechnete Wartezeiten werden mit Fundstelle aufgelistet.
Welche Unterlagen brauche ich dafür?
Meist reichen Exporte: die Tourenliste oder Aufträge, die Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Subunternehmer-Abrechnungen und Ihre Preisvereinbarungen für drei Monate. Excel oder CSV genügen, eine Schnittstelle ist nicht nötig.
Wie lange dauert die Prüfung?
Der schriftliche Bericht liegt nach fünf Werktagen vor, gerechnet ab dem Eingang vollständiger Unterlagen.
Kann ich Standgeld nachträglich verlangen?
Ob und in welcher Höhe Standgeld zusteht, hängt von Vertrag, Frachtführer-Regeln und Nachweisen wie Zeitstempeln ab. Der Bericht zeigt, wo Wartezeiten vorkamen und nicht abgerechnet wurden. Eine Rechtsberatung ersetzt er nicht.
Garantieren Sie eine Ersparnis?
Nein. Die Prüfung beruht auf den Daten, die Sie liefern, und zeigt, wo Potenzial liegt. Wie viel Sie später tatsächlich einholen, können wir nicht zusagen.
Was passiert mit meinen Daten?
Vor der Datenübergabe unterzeichnen wir eine Vertraulichkeitsvereinbarung. Die Daten werden nur für die Prüfung genutzt und danach gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.
Quellen und Hinweise
Dieser Beitrag nennt keine Rechtsquellen. Das Rechenbeispiel ist erfunden und zeigt nur die Rechnung. Die vollständige Modellrechnung mit offen gelegten Annahmen steht auf der Logistikseite.
Stand der Angaben: .