Kurzantwort
Doppelte Frachtrechnungen entstehen meist im normalen Ablauf: Korrektur ohne Storno, Sammel- neben Einzelrechnung, neue Auftragsnummer oder zwei Eingangswege. Vergleichen Sie vor der Buchung deshalb nicht nur die Rechnungsnummer, sondern auch Leistungsdatum, Relation oder Kennzeichen und Betrag.
Auf welchen Wegen Dubletten entstehen.
Es sind selten Betrugsfälle. Meist entstehen Dubletten im normalen Ablauf, wenn mehrere Wege zusammenkommen.
- Korrektur ohne Storno: Eine korrigierte Rechnung kommt mit neuer Nummer, die erste bleibt offen.
- Sammel- und Einzelrechnung: Dieselben Touren stehen in einer Sammelrechnung und einzeln.
- Neue Auftragsnummer: Der Kunde ändert den Auftrag, und die Tour wird unter beiden Nummern abgerechnet.
- Zwei Eingangswege: Dieselbe Rechnung kommt per Mail und per Post und wird zweimal gebucht.
Vier Abgleiche gegen Dubletten.
1. Gleiche Rechnungsnummer, zweimal gebucht
- Woran Sie es erkennen
- Dieselbe Nummer steht zweimal in der Buchhaltung oder in der Zahlliste.
- Was wir vergleichen
- Rechnungsnummer und Aussteller über alle Buchungen eines Zeitraums.
2. Andere Nummer, gleiche Leistung
- Woran Sie es erkennen
- Zwei Rechnungen nennen dasselbe Leistungsdatum, dieselbe Relation und denselben Betrag.
- Was wir vergleichen
- Leistungsdatum, Relation oder Kennzeichen und Betrag, auch bei abweichender Rechnungsnummer.
3. Sammelrechnung neben Einzelrechnung
- Woran Sie es erkennen
- Eine Summenrechnung enthält Touren, die schon einzeln berechnet wurden.
- Was wir vergleichen
- Positionen der Sammelrechnung gegen bereits gestellte oder bezahlte Einzelrechnungen.
4. Gutschrift fehlt nach Korrektur
- Woran Sie es erkennen
- Eine Korrektur wurde gebucht, aber die ursprüngliche Rechnung wurde nicht gutgeschrieben.
- Was wir vergleichen
- Zu jeder Korrektur: Bezug auf die ersetzte Rechnung und Gutschrift oder Storno.
Ein Beispiel mit erfundenen Zahlen.
Das Beispiel ist erfunden und zeigt nur die Rechnung, keine Kundendaten und kein Ergebnis eines Betriebs.
Angenommen, in einem Quartal werden 9 Subunternehmer-Rechnungen zu je 640 € doppelt bezahlt. Das sind 9 × 640 € = 5.760 €, verteilt auf drei Monate, ohne dass die Summe auffällt. Ob und wie sich so etwas zurückholen lässt, hängt vom Einzelfall ab.
Zum Mitnehmen: Fragen und Checkliste zum Selbstnachsehen
- Prüft jemand vor der Buchung, ob die Rechnungsnummer schon vorkommt?
- Gibt es einen zweiten Abgleich über Datum, Relation und Betrag?
- Wird bei jeder Korrektur die ersetzte Rechnung ausdrücklich storniert?
- Haben Rechnungen aus Mail und Post einen gemeinsamen Eingang?
Weiter: Subunternehmer-Rechnung prüfen und die fünf Prüfpunkte im Überblick.
Checkliste zum Abhaken als PDF (193 KB, ohne Anmeldung): Checkliste: Frachtrechnungen prüfen.
Häufige Fragen
Wie entsteht eine doppelte Frachtrechnung?
Typisch sind Korrekturen ohne Storno der ersten Rechnung, eine Sammelrechnung neben Einzelrechnungen derselben Touren, eine geänderte Auftragsnummer und dieselbe Rechnung auf zwei Wegen, etwa per Mail und per Post.
Woran erkenne ich sie?
Nicht nur an der Rechnungsnummer. Eine Dublette steckt oft hinter einer neuen Nummer. Vergleichen Sie Leistungsdatum, Relation oder Kennzeichen, Betrag und Auftragsnummer.
Kann ich zu viel Gezahltes zurückverlangen?
Das hängt vom Einzelfall und von Ihren Vereinbarungen ab. Der Bericht zeigt, welche Zahlungen doppelt wirken und woran Sie das erkennen. Eine Rechtsberatung ersetzt er nicht.
Garantieren Sie eine Ersparnis?
Nein. Die Prüfung beruht auf den Daten, die Sie liefern, und zeigt, wo Potenzial liegt. Wie viel Sie später tatsächlich einholen, können wir nicht zusagen.
Quellen und Hinweise
Dieser Beitrag nennt keine Rechtsquellen. Das Beispiel ist erfunden und zeigt nur die Rechnung, keine Kundendaten und kein Ergebnis eines Betriebs.
Stand der Angaben: .