Kurzantwort
Eine Wiedervorlage braucht je Anlage den nächsten Termin, die Quelle der Frist, offene Maßnahmen und eine zuständige Person. Fristen legt Ihr Fachpersonal fest. Software kann erinnern, sie ersetzt keine Fristenprüfung. Das ist keine Rechtsberatung.
Was eine Wiedervorlage enthält.
Ein Datum allein reicht nicht. Diese Angaben gehören dazu.
- Nächster Termin: Pro Anlage, nicht nur pro Kunde.
- Quelle der Frist: Vertrag, Prüfgrundlage oder Kundenwunsch, damit später klar ist, woher die Frist kommt.
- Offene Maßnahmen: Mängel aus der letzten Prüfung, die bis zum nächsten Termin erledigt sein sollen.
- Zuständigkeit: Wer kümmert sich um die Terminvereinbarung, und wer gibt sie frei.
Wo Listen auseinanderlaufen.
Meist existieren mehrere Stände gleichzeitig.
- Fachsoftware und Tabelle: Neben der Software führt das Büro eine eigene Liste, weil sie übersichtlicher ist. Beide laufen auseinander.
- Kalender einzelner Personen: Termine stehen im Kalender der Person, die sie angelegt hat. Bei Urlaub oder Wechsel fehlen sie.
- Verträge ohne Termin: Ein Wartungsvertrag wird abgeschlossen, der erste Termin aber nie angelegt.
Was Software übernehmen kann, und was nicht.
Die Aufteilung ist einfach und sollte ausdrücklich festgehalten sein.
- Software kann: Freigegebene Termine überwachen, rechtzeitig erinnern, offene Maßnahmen zum Termin anzeigen und Lücken melden.
- Fachpersonal bleibt zuständig für: Die Frist selbst, gesetzliche Vorgaben, die Entscheidung über Ausnahmen und jede Mitteilung an den Kunden.
Ein Beispiel, mit offenen Annahmen.
Das Beispiel ist erfunden und zeigt nur die Rechnung, keine Kundendaten und kein Ergebnis eines Betriebs.
Angenommen, ein Betrieb betreut 400 Anlagen mit wiederkehrenden Terminen. Bei 12 davon ist der Folgetermin nicht angelegt, das sind 3 Prozent. Kostet jede Klärung 15 Minuten, sind das 12 × 15 = 180 Minuten. Eine Liste „Anlage ohne Folgetermin“ zeigt das, bevor der Kunde nachfragt.
Angenommen wurden 400 Anlagen, 12 ohne Folgetermin und 15 Minuten je Klärung. Die Werte sind erfunden.
- TerminNächster TerminFolgewartung im März
- QuelleQuelle der FristWartungsvertrag, laufend
- OffenMaßnahmeLichtschranke aus der letzten Prüfung
- ZuständigTerminvereinbarungBüro, Freigabe durch die Serviceleitung
Häufige Fragen
Wer legt Prüffristen fest?
Ihr Fachpersonal, anhand von Vertrag, Prüfgrundlage und Kundenvorgabe. Zentari übernimmt keine Fristenentscheidung, sondern überwacht nur, was Sie freigegeben haben.
Reicht ein Kalender für die Wiedervorlage?
Für wenige Anlagen oft ja. Bei vielen Anlagen fehlen im Kalender die offenen Maßnahmen und die Quelle der Frist. Dann hilft eine Liste je Anlage.
Was passiert bei Vertragsende?
Das Ende eines Wartungsvertrags sollte die Wiedervorlage beenden, und das sollte jemand freigeben. Von selbst löschen wir keine Termine.
Quellen und Hinweise
Dieser Beitrag beschreibt Abläufe aus der Praxis und keine Rechtsgrundlagen. Welche Angaben und Fristen für Ihre Prüfarten gelten, legen Ihr Fachpersonal und die jeweilige Prüfgrundlage fest. Das ist keine Rechtsberatung.
Beschrieben ist der Ablauf, den wir mit ersten Betrieben aufbauen. Was davon bei Ihnen eingerichtet wird, klärt die Prozessanalyse.
Stand der Angaben: .
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