Ein vollständiger Prüfbericht, als Muster.

So sieht das Ergebnis der 5-Werktage-Prüfung für eine Spedition aus. Alle Namen, Nummern und Beträge sind erfunden. Das Muster zeigt jeden Befund einzeln; Umfang und Zahl der Befunde in Ihrem Bericht richten sich nach Ihren Unterlagen.

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9 Seiten, 5 Befunde mit Quelle. Modell: 25 Lkw, 3 Disponenten.

MusterPrüfbericht Musterspedition GmbH, erfundene Beispieldaten

Prüfbericht Touren und Frachtrechnungen

Musterspedition GmbH (erfundenes Beispielunternehmen)

Berichtsnummer: MUSTER-0001
Dateiname: MUSTER_Pruefbericht_Musterspedition_0001.pdf
Prüfzeitraum: 3 Monate, 01.07.2026 bis 30.09.2026 (Beispielzeitraum)
Betrieb im Modell: 25 Lkw, 3 Disponenten
Datengrundlage: Touren-Export: touren-export_2026-Q3.xlsx
Frachtrechnungen: frachtrechnungen_2026-Q3.xlsx
Vereinbarungen mit Auftraggebern: vereinbarungen.pdf
Prüfumfang: Wartezeit und Standgeld, Maut, Subunternehmer-Touren, Leerfahrten, doppelte oder falsch gestellte Rechnungen

Dieses Blatt ist ein Muster. Firma, Touren, Rechnungsnummern und Beträge sind erfunden. Es sind keine Kundendaten.

MusterPrüfbericht Musterspedition GmbH, erfundene Beispieldaten

Zusammenfassung

Im Prüfzeitraum zeigen sich fünf Posten, bei denen Geld offen liegt oder Marge verloren geht. Dargestellt sind die Befunde eines Beispiel-Monats als Auszug aus dem Prüfzeitraum; Fallzahlen und Beträge gelten je Monat im Modell. In Summe sind es im Modell 3.510 € je Monat.

Zusammenfassung der fünf Befunde, Beträge je Monat im Modell
Posten	Befund	Art	Betrag je Monat	Anteil
Wartezeit nicht berechnet	Befund 1	Abrechnung	1.950 €	56 %
Maut nicht weitergegeben	Befund 2	Abrechnung	420 €	12 %
Subunternehmer-Tour unter Kosten	Befund 3	Hinweis auf Marge	360 €	10 %
Leerfahrt ohne Rückladung	Befund 4	Hinweis auf Marge	420 €	12 %
Rechnung doppelt oder falsch gestellt	Befund 5	Rechnungsstellung	360 €	10 %

Summe je Monat im Modell3.510 €

Abrechnung und Rechnungsstellung (Befunde 1, 2, 5): 2.730 €
davon Hinweise auf Marge, Potenzial und kein Guthaben (Befunde 3, 4): 780 €

Alle Beträge sind Modellwerte für 25 Lkw und 3 Disponenten, je Monat gerechnet. Die Anteile sind gerundet.

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Befund 1: Wartezeit nicht berechnet

Befund

An 26 Touren im Monat liegt die Wartezeit am Ladeort über der vereinbarten Freizeit. Auf der Frachtrechnung steht dazu keine Standgeldposition.

Beleg und Quelle

Beispielzeilen: Touren mit Wartezeit ohne Standgeld
Tour	Quelle	Wartezeit
T-MUSTER-2041	touren-export_2026-Q3.xlsx, Zeile 214	3 Std. 40 Min.
T-MUSTER-2087	touren-export_2026-Q3.xlsx, Zeile 231	4 Std. 05 Min.
T-MUSTER-2133	touren-export_2026-Q3.xlsx, Zeile 305	3 Std. 15 Min.

Vereinbarte Freizeit: vereinbarungen.pdf, Seite 2, Ziffer 4 (Beispiel). Hochrechnung: 26 Touren × 75 € = 1.950 € je Monat. Weitere Touren sind im Muster nicht abgebildet.

Betrag

1.950 €

je Monat im Modell. 26 Touren × 75 €.

Empfehlung

Disposition erfasst Ankunfts- und Abfahrtszeit je Tour, Buchhaltung stellt Standgeld ab sofort mit der Frachtrechnung. Offene Touren der letzten Monate prüfen wir gemeinsam darauf, ob eine Nachberechnung noch möglich ist.

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Befund 2: Maut nicht weitergegeben

Befund

In 12 Fällen steht Maut im Touren-Export, die Frachtrechnung enthält aber keine Mautposition, obwohl die Weitergabe vereinbart ist.

Beleg und Quelle

Beispielzeilen: Maut im Export, nicht auf der Rechnung
Tour	Quelle	Maut im Export
T-MUSTER-2052	touren-export_2026-Q3.xlsx, Zeile 219	31,80 €
T-MUSTER-2098	touren-export_2026-Q3.xlsx, Zeile 248	38,40 €
T-MUSTER-2160	touren-export_2026-Q3.xlsx, Zeile 331	34,90 €

Vereinbarung zur Mautweitergabe: vereinbarungen.pdf, Seite 3, Ziffer 6 (Beispiel). Hochrechnung: 12 Fälle × 35 € = 420 € je Monat. Neun weitere Fälle sind im Muster nicht abgebildet.

Betrag

420 €

je Monat im Modell. 12 Fälle × 35 €.

Empfehlung

Buchhaltung ergänzt die Mautposition als feste Zeile in der Rechnungsvorlage. Disposition prüft vor dem Rechnungslauf, ob zu jeder mautpflichtigen Tour ein Betrag vorliegt.

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Befund 3: Subunternehmer-Tour unter Kosten

Befund

Bei vier Touren liegen die Kosten des Subunternehmers über dem Erlös. Jede Tour kostet im Mittel 90 € mehr, als sie einbringt.

Hinweis auf Marge, Potenzial und kein Guthaben

Beleg und Quelle

Touren mit negativer Marge
Tour	Quelle	Erlös	Kosten Subunternehmer	Differenz
T-MUSTER-2064	touren-export_2026-Q3.xlsx, Zeile 240	640 €	720 €	−80 €
T-MUSTER-2111	touren-export_2026-Q3.xlsx, Zeile 262	585 €	675 €	−90 €
T-MUSTER-2149	touren-export_2026-Q3.xlsx, Zeile 318	710 €	810 €	−100 €
T-MUSTER-2172	touren-export_2026-Q3.xlsx, Zeile 344	560 €	650 €	−90 €

Summe der vier Differenzen: 360 € je Monat. Dieser Betrag ist ein Hinweis auf Marge, kein Guthaben.

Betrag

360 €

je Monat im Modell. 4 Touren × 90 €.

Empfehlung

Geschäftsführung legt je Relation einen Mindestpreis fest. Disposition vergibt Touren an Subunternehmer nur, wenn der Erlös die Kosten deckt.

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Befund 4: Leerfahrt ohne Rückladung

Befund

Im Beispiel-Monat laufen drei Fahrten ohne Rückladung zurück. Die Leerkilometer sind im Angebotspreis nicht enthalten.

Hinweis auf Marge, Potenzial und kein Guthaben

Beleg und Quelle

Fahrten ohne Rückladung
Tour	Quelle	Leerstrecke	Kosten
T-MUSTER-2073	touren-export_2026-Q3.xlsx, Zeile 252	86 km	120 €
T-MUSTER-2125	touren-export_2026-Q3.xlsx, Zeile 287	100 km	140 €
T-MUSTER-2166	touren-export_2026-Q3.xlsx, Zeile 338	114 km	160 €

Summe: 420 € je Monat. Dieser Betrag ist ein Hinweis auf Marge, Potenzial und kein Guthaben.

Betrag

420 €

je Monat im Modell. 3 Fahrten × 140 €.

Empfehlung

Disposition prüft bei Angeboten auf diesen Relationen vorab die Rückladung und rechnet die Leerstrecke in den Preis ein.

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Befund 5: Rechnung doppelt oder falsch gestellt

Befund

Eine Subunternehmer-Rechnung liegt doppelt vor. Eine Ausgangsrechnung ist mit einem zu niedrigen Tarif gestellt.

Beleg und Quelle

Auffällige Rechnungen
Rechnung	Quelle	Auffälligkeit	Differenz
R-MUSTER-0417	frachtrechnungen_2026-Q3.xlsx, Zeile 88 und 131	Doppelt erfasst, gleicher Betrag und gleiches Datum	170 €
R-MUSTER-1186	frachtrechnungen_2026-Q3.xlsx, Zeile 402	Tarif niedriger als vereinbart	190 €

Summe: 360 € je Monat.

Betrag

360 €

je Monat im Modell. 2 Rechnungen × 180 €.

Empfehlung

Buchhaltung klärt die doppelte Subunternehmer-Rechnung vor der nächsten Zahlung. Die zu niedrig gestellte Ausgangsrechnung wird mit dem Auftraggeber abgestimmt.

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Annahmen und Grenzen

Muster. Alle Namen, Tour- und Rechnungsnummern, Dateien, Zeilen und Beträge sind erfunden.
Modellwerte. Die Beträge gelten für ein angenommenes Unternehmen mit 25 Lkw und 3 Disponenten, gerechnet je Monat.
Grundlage. Ein echter Bericht beruht ausschließlich auf den Unterlagen, die Sie uns liefern. Was nicht in den Exporten steht, prüfen wir nicht.
Keine Rückforderung zugesagt. Ein Befund zeigt, wo Geld offen liegt. Ob und in welcher Höhe es sich einfordern lässt, steht damit nicht fest.
Keine Rechtsberatung. Der Bericht ersetzt keine rechtliche Prüfung. Bei Forderungen und Fristen empfehlen wir Ihren Anwalt oder Steuerberater.
Hinweise auf Marge. Die Befunde 3 und 4 beschreiben Potenzial und sind kein Guthaben.
Vertraulich. Vor der Datenübergabe unterzeichnen wir eine Vertraulichkeitsvereinbarung.

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Handlungsliste

Handlungsliste mit Zuständigkeit und Frist-Vorschlag
Maßnahme	Zuständig	Frist-Vorschlag	Bezug
Standgeld je Tour erfassen und mit der Rechnung stellen	Disposition und Buchhaltung	2 Wochen	Befund 1
Mautposition in die Rechnungsvorlage aufnehmen	Buchhaltung	1 Woche	Befund 2
Mindestpreis je Relation festlegen	Geschäftsführung	4 Wochen	Befund 3
Rückladung vor Angebotsabgabe prüfen	Disposition	4 Wochen	Befund 4
Doppelte Subunternehmer-Rechnung klären, Tarif abstimmen	Buchhaltung	vor der nächsten Zahlung	Befund 5

Die Fristen sind Vorschläge für das Muster. Im echten Bericht legen wir sie mit Ihnen gemeinsam fest.

Ihr eigener Bericht liegt nach 5 Werktagen schriftlich vor.

Festpreis, vorab genannt.

Die 5 Werktage laufen ab vollständigen Daten.

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